一、新征集藏品入庫登記手續(xù)

1、特藏庫接收新征集藏品，必須辦理接收手續(xù)。管理員在辦理藏品接收、移交手續(xù)時，按接收帳目逐件清點、驗收。每件藏品填寫2張受理單，特藏庫管理員在藏品受理單上簽收。一張存檔，一張與藏品存放在一起，以便查找，同時電腦留存電子文檔，并及時備份。

2、建立入庫藏品登記臺帳，新入庫藏品由管理員把藏品基本信息錄入電腦總帳。同時建立一套相應的藏品編目帳和一套藏品分類帳，總登記帳和藏品編目帳的編號要相對應。

3、藏品入庫后，管理員應對入庫藏品及時編目分類、入箱入柜，不得把文物、資料隨意放置。

 
二、特藏庫藏品借閱使用手續(xù)

1、特藏庫藏品一般不外借，確因學術研究、陳列展覽、外展，裝裱、拍照、復印、復制等工作需要借用藏品時，須由借用人填寫借閱登記表，寫明借用期限、用途等，由館領導審批后方可出庫，用完后及時歸庫。到期未及時歸還的，庫房管理員需及時督促使用部門和當事人立即歸還。期滿確因工作需要繼續(xù)使用者，須持所借藏品至特藏庫辦理續(xù)借手續(xù)。

2、其他借閱、抄錄、復印、拍攝等短時利用，利用人員填寫借閱登記表，由館領導簽字批準后，由管理員提取出庫，在庫內查閱室用畢即歸庫。如當日不能完成，下班前必須歸庫，次日再用。

3、借閱者在借閱期間必須愛護文物、資料、圖書，不得污損、折皺、圈寫、批注，應按借用限定的時間將文物、資料、圖書，完好歸還入庫。特藏庫管理人員對利用者在使用藏品時有權進行監(jiān)督、檢查，發(fā)現(xiàn)不安全因素時管理人員有權糾正和停止使用。

4、藏品在使用過程中如發(fā)生遺失、損壞，當事人應提交書面報告，說明情況，由館領導會同保管、利用部門調查、核實后作出相應處理。

三、特藏庫安全管理

1、庫房管理員和負責人應對其所保管的全部藏品、資料及圖書負責，并做好藏品日常清潔、保養(yǎng)、管理等工作。每年要對藏品進行清點、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時向館領導匯報。

2、庫房內嚴禁一切易燃、易爆、易腐蝕物品。庫區(qū)嚴禁吸煙。要做好庫房防霉、防潮、防蛀、防火、防塵、防光、防鼠、防盜等工作，發(fā)現(xiàn)藏品有異常情況要及時匯報，并處理。

3、管理人員每天對庫房內溫濕度進行檢查和記錄，及時根據(jù)氣候、變化情況采取相應措施調節(jié)庫內溫濕度。溫濕度記錄每年匯總一次，裝訂成冊。

4、庫區(qū)鑰匙集中放置在辦公室安全處保管，由專人管理，不得隨身攜帶，隨意擺放，不得遺失。

5、管理人員在非工作時間內不得擅自進入庫房，因工作需要進庫，應由館領導批準，兩人或兩人以上同時進入庫房工作。非庫房管理人員未經(jīng)館領導批準一律不準進入庫房。

四、特藏庫衛(wèi)生管理

1、庫房應做到窗明幾凈。天花板、墻壁、箱架、燈具、窗臺無灰塵。

2、庫房衛(wèi)生工作責任到人。平時按管理人員的各自分工，認真做好保潔工作。

3、定期對庫區(qū)進行全面清潔除塵。

4、庫房衛(wèi)生應注意日常保持，進入庫區(qū)的人員應換鞋或穿鞋套。